Etapas de control

 ¿En que consiste?

El control es una de las etapas que forman el proceso administrativo, en la cual se puede tener una información más precisa de lo que sucede. Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas.

En términos generales, consiste en verificar que todo esté ocurriendo o se esté haciendo conforme al plan desarrollado en las etapas tempranas del proceso de administración de acuerdo con las instrucciones emitidas y los principios establecidos.

¿Por qué es importante la etapa de control?

Esta etapa de control ayuda a que la empresa pueda tomar medidas correctivas, de acuerdo al cronograma preestablecido, para evitar contingencias o pérdidas a futuro. Este procedimiento debe realizarse desde los niveles más altos de una organización, hasta los más bajos.

El control es una fase muy importante dentro del proceso administrativo, ya que en este, se observan todos los errores que se presentaron en el proceso dando la oportunidad de que se vuelvan a hacer de acuerdo con su planeación, sin embargo los principios de control deben llevarse a cabo ya que con ellos ayuda a que se lleve acabo esta fase.

Principios de control: 

EQUILIBRIO DE LOS OBJETIVOS 

DE LA OPORTUNIDAD

DE LAS DESVIACIONES

DE EXCEPCIÓN

DE LA FUNCIÓN CONTROLADORA

DEL CARACTER ADMINISTRATIVO DE CONTROL

DE LOS ESTANDARES

DEL CARACTER MEDIAL DEL CONTROL

DEL PRINCIPIO DE EXCEPCION

Tipos de control (Preliminar, concurrente y de retroalimentación)

    El control en una organización puede ser implementado antes de comenzar una actividad, durante una actividad o al finalizar una actividad. De esta forma es que se clasifica el control, antes, durante y después. Exactamente los tipos de control son:

Control preventivo o anterior a la acción: Intenta prevenir los problemas previstos. Esta dirigido hacia el futuro, la clave es emprender una acción administrativa antes de que se presente el problema. Problema que pueda ser visto antes de que suceda, debe tratarse de evitarlo aun antes de que suceda. Lo malo es que estos controles, requieren información oportuna que es difícil de obtener, y esto trae en consecuencia que este tipo de control no sea tan usado. 

Control concurrente: Se realiza durante la acción, trata de que el administrador pueda corregir los problemas antes de que el costo de estos llegue a ser demasiado alto. Para hacer este tipo de control se puede recurrir a la supervisión directa debido a que con esta se pueden corregir los problemas a medida que estos surgen.

Control correctivo o posterior a la acción: según se debe basar en una retroalimentación realizado cuando la actividad ha terminado. Lo único malo es que cuando se realice la retroalimentación, el daño ya esta hecho. 

Etapas del proceso de control:

El proceso de control está compuesto por las siguientes etapas o fases:

Fase 1: Establecer estándares. En esta fase inicial se afinan y definen los parámetros de medición o evaluación, sin los cuales sería imposible saber qué tan bien o mal sale el producto. Esto implica cuatro tipos de estándares: de cantidad (volumen de producción, cantidad de existencias, etc.), de calidad (exactitud, logro del producto), de tiempo (tiempos de producción) y de costos (costo de ventas, costos de producción, etc.).

Fase 2: Evaluación del desempeño. La medición propiamente dicha de los procesos organizacionales.

Fase 3: Comparación de desempeño. Se cotejan los márgenes esperados del desempeño con aquellos obtenidos, se los compara con los estándares iniciales para determinar el margen de éxito u error.

Fase 4: Acción correctiva. Se elabora un informe que registre todo lo anterior y se arrojan las acciones necesarias para mejorar o perfeccionar el proceso, como determinar a qué altura de la estructura empresarial están los problemas y cuáles son sus posibles soluciones. 

Herramientas de control:

Existen diversas formas de control, las cuales varían en dificultad, objetivos, fases de la producción y departamentos de la empresa, aunque todas las herramientas siempre persiguen el mismo objetivo: determinar variaciones en los estándares deseados, para que la administración pueda tomar medidas correctivas.

 

Gráfica de gantt

El diagrama o gráfica de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que busca agilizar y cumplir con objetivos de entrega; permite ver las tareas, qué equipo o personas son los responsables de cada una, el tiempo de duración de cada actividad y las fechas programadas para que se cumplan. 

CPM (Método de ruta crítica)

El CPM es idéntico en metodología y concepto al PERT, la única diferencia entre ellos es el método por medio del cual se realizan los estimados de tiempo para los procesos, es un proceso administrativo de planeación, ejecución, programación y control de cada una de las actividades de un proyecto que debe desarrollarse con un costo optimo y un dentro de un tiempo crítico. 

 

Análisis de Red Pert

Fue desarrollada por la armada de los Estados Unidos de Norte América en 1957. Es una herramienta cuantitativa de planeación y control, le permite al administrador contar con un modelo de optimización con el cual se puede tener la solución óptima de un proceso o tarea, sirve para programar por adelantado un proyecto y calcular el tiempo que se empleara en dicho proyecto. Es un instrumento muy valioso para la toma de decisiones, como para la gestión de proyectos.

Algunas características son:

Permite identificar las actividades y la duración específica de cada una de ellas

Determina cual es la mejor secuencia del proceso

Construir diagramas de red

Determinar la trayectoria critica.